Slik velger du riktig utstyr til møterommet
Hybridmøtene med noen deltakere på kontoret og noen hjemme har trolig kommet for å bli. Hva slags AV-utstyr skal til for å involvere de som ikke er fysisk på jobben uten at alt går i ball?
Vitser om digitalmøter ble tatt til nye høyder under pandemien, og mange av oss lo godt av tabber og kløning med teknologien fra de mange tusen hjemmekontor. Nå er en ny sjanger på banen, og den er ikke like underholdende. Vi er nemlig ikke tilbake til en hverdag der alle igjen samles rundt bordet i et møterom, med blikket synkront festet på samme storskjerm. Nå skal vi jo beherske hybridmøtene, der noen sitter på kontoret, noen sitter hjemme og noen sitter på avdelingskontor eller hos kunden.
– Utfordringen ligger å få de som sitter hjemme eller på et kontor for seg selv til å delta på samme måte som de som er fysisk i samme rom, sier Torodd Lund, Caverions utviklingssjef innen AV.
God lyd viktig
De fleste som har vært med på et digitalmøte arrangert på et møterom, har opplevd tekniske problemer, fra først å få bildet opp på veggen, til å lykkes med tilkobling. For hvilken plugg passer? Om møtet skal være på Teams eller Zoom, er neste utfordring å få kamera og mikrofon til å fungere mot møtelederens pc.
Men selv om alt på sett og vis fungerer, kan det være vanskelig å få alle til å delta aktivt i møtet.
– Ofte er lyden det mest krevende, som når de nederst på bordet ikke høres særlig godt hos de på hjemmekontor. Da blir det vanskelig for deg å engasjere deg i diskusjonen. Å høre det som blir sagt, er en viktig forutsetning for å delta, poengterer han.
Sikrer kameraet øyekontakt?
Riktig plassering av kamera er også viktig: Hvis kameraet i møterommet er plassert i front, mens personen lengst fremme presenterer, vil den som sitter hjemme se møtebordet og hodene til de som hører på. Men ikke den som snakker.
– Opplevelsen for den som ikke er fysisk i rommet, blir dårlig. Hva med å heve skjermen litt og ha kameraet på undersiden, så får medarbeideren hjemme øyekontakt med de andre? Kanskje til og med ha to kameraer, foreslår Lund.
Han mener en del virksomheter slår seg til ro med for dårlige løsninger. For det er ikke nok å bare ha lyd og bilde hjem til folk - og så bare la møtet gå sin gang på det fysiske kontoret.
– Det beste møterommet er ikke lenger det som gir den beste opplevelsen for de som er fysisk til stede i møtet, de er jo allerede der - men det som har AV-løsninger som fanger opp og bidrar å involvere de som sitter et annet sted, sier Lund.
Et avansert mikrofonsystem kan derfor være en god investering.
Tilpass AV-utstyret etter rommet
Han råder kunder som har 5-6 møterom og ikke har anledning til å ruste opp alle samtidig, til å prioritere ordentlig utstyr i to av dem heller enn å utruste alle med AV-løsninger som bare fungerer sånn halvveis.
– Vi ser at de gode møterommene, der alt fungerer og folk kan delta på en god måte hjemme, er i bruk hele tiden.
Størrelsen på rommet har mye å si for hva slags AV-utstyr du trenger. Et lite rom der kanskje bare 3-4 deltakere sitter, kan klare seg med en lydplanke og et rimelig kamera. Det fungerer imidlertid dårlig for større møterom. Det samme gjelder kamera.
– Små kameraer til bruk på egen maskin, er ment å skulle filme en person som sitter 70-80 cm unna. Sitter et slikt kamera 3 meter unna møtelederen, virker det som 300 meter for den som sitter hjemme og skal følge med på det som skjer, påpeker han.
Tre møteromspakker for ulike behov
AV-utstyr vs. møtekultur
Torodd Lund minner om at dårlig møtekultur også kan være et stort hinder for gode møter.
Han sikter til møtedeltakere som bare tilsynelatende er til stede, mens de i virkeligheten besvarer e-post eller leser nettaviser. Som forlater nettmøtet for å hente kaffe eller gå på toalettet. Som har skrudd av kameraet eller glemt å mute, slik at ungeskrik eller byggearbeider spres fra hjemmekontor til møterommet.
– Godt AV-utstyr kan faktisk bidra til bedre møtekultur, fordi det blir lettere å følge med og engasjere seg. Blir du sittende på sidelinjen og kjede seg, er det lettere å trekke seg unna og drive med andre ting, påpeker han.
Kort oppsummert må det tekniske utstyret gjøre det lett å delta både rent praktisk og mentalt, ikke lettere å forsvinne inn i sin egen verden.
– Når AV-utstyret virker optimalt, er resten opp til folka!
Fremdeles usikker på hva du trenger? Ta en kjapp møteromstest her